1. Wstępna weryfikacja
Najpierw należy zweryfikować, czy firma spełnia podstawowe warunki udziału w procesie certyfikacji MSUES. Na tym etapie należy:
- Zweryfikować własną działalność szkoleniową lub doradczą
- Ocenić swoją gotowość do audytu
- Zrealizować konsultacje z WUP Kraków
2. Przygotowanie do audytu
Jeśli na etapie wstępnej weryfikacji zostały zidentyfikowane braki w zakresie dokumentacji lub stosowanych praktyk, należy:
- Skorygować dokumentację i opis procesów zgodnie z wymaganiami MSUES
- Można skorzystać z zewnętrznego doradztwa w przygotowaniu się do audytu
- Zrealizować minimum 6 usług (szkoleniowych lub doradczych) zgodnie ze standardami
3. Zamówienie audytu
Gdy firma szkoleniowa jest gotowa do audytu, należy:
- Ustalić termin i formę audytu
- Złożyć zamówienie na realizację audytu i uiścić opłatę
- Wypełnić i dostarczyć oświadczenie o kompletności populacji
4. Realizacja audytu
Wykonanie audytu ma na celu potwierdzenie spełnienia wymagań jakościowych. Stosowane techniki audytowe to:
- Wywiad z kadrą zarządzającą i trenerami
- Weryfikacja dokumentacji
- Obserwacja realizacji usługi
- Wywiad z uczestnikami
- Oględziny infrastruktury
5. Opracowanie raportu
Raport z audytu jest podsumowaniem zrealizowanych działań audytorskich. Zawiera opis spełniania wymagań w podziale na 20 obszarów normy MSUES 2.0. Opracowany raport:
- Jest przedstawiany firmie audytowanej do uzgodnienia
- Po zatwierdzeniu, jest wysyłany do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie
- Zatwierdzony raport jest podstawą wydania certyfikatu
6. Uzyskanie certyfikatu MSUES
Po pozytywnej decyzji Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia WUP w Krakowie, organizacja, która z sukcesem przeszła przez audyt standardu MSUES:
- Podpisuje Regulamin używania znaku jakości oraz umowę z WUP w Krakowie
- Otrzymuje Certyfikat MSUES – ważny na okres 3 lat
- Zostaje wpisany do Rejestru instytucji szkoleniowych posiadających znak MSUES
7. Utrzymanie jakości
Otrzymanie certyfikatu to nie koniec procesu – ważne jest utrzymanie standardów. W praktyce oznacza to:
- Dbanie o jakość usług i ich dokumentowanie
- Realizację usług zgodnie ze Standardami MSUES
- Gotowość do kontroli i audytów w okresie ważności certyfikatu
